Jeder Kurs findet in Form von Veranstaltungen statt. Diese Veranstaltungen sind meist wöchentlich oder haben einen bestimmten Rhythmus. Damit sie nicht alle Veranstaltungen manuell anlegen müssen, bietet die Software einen bequemen Weg, periodisch wiederkehrende Veranstaltungen automatisch anzulegen. Dazu geben sie den ersten Tag, Uhrzeit, Ort, die Periode (z.B. wöchentlich, monatlich, täglich) und die Anzahl der Veranstaltungen ein, fertig. Den Rest erledigt sie Software für sie.
Jede automatisch erzeugte Veranstaltung kann nachträglich beliebig geändert werden, ganz gleich, ob Uhrzeit, Tag oder Trainer. Sie für jede Veranstaltung beliebige Anhänge dokumentieren. Das kann ein Video der Veranstaltung, ein Word Dokument als Protokoll oder auch nur eine Mind-Map mit Aufzeichnungen zur Stunde sein.
Zur weiteren Dokumentation einer Veranstaltungen können sie Lerninhalte zuordnen oder Standard-Übungen, die sie in der Veranstaltung durchgeführt haben. Das kann unter anderem interessant sein für Schweizer Kunden zur Dokumentation der SKN Ausbildung.
Für die Zuordnung der Teilnehmer zu einer Veranstaltung bietet die Software ebenfalls Mechanismen an, die das Leben erleichtern. Bei festen Kursen genügt ein Klick und alle für den Kurs angemeldeten Teilnehmer sind eingefügt. Sollte einer der Teilnehmer in der Veranstaltung fehlen, können sie ihn per Klick wieder entfernen.
Bei offenen Kursen hat die Erfahrung gezeigt, dass sich die Gruppen von einer Woche zur nächsten nicht wesentlich unterscheiden. Die Haupt-Arbeit ist also erledigt, wenn sie die Teilnehmer der letzten Veranstaltung einfügen können. Auch das erledigt die Software per Klick.
Beim Einfügen überprüft die Software, ob die Teilnehmer über die notwendige Teilnahmeberechtigung verfügen. Sind noch genügend Reststunden auf dem Ticket? Ist der Kunde für den Kurs angemeldet? Oder ist das Abo noch gültig? Ohne gültige Teilnahmeberechtigung lässt die Software keine Teilnahme zu. Das nimmt ihnen eine Menge Kontrollarbeit ab.
